Jak prawidłowo prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z koniecznością dbania o wiele aspektów, w tym również o prawidłowe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR). KPiR to podstawowy rodzaj ewidencji finansowej, który pozwala na kontrolowanie stanu finansów przedsiębiorstwa oraz na wykonywanie obowiązków podatkowych. W niniejszym artykule przedstawiamy kluczowe informacje oraz wskazówki dotyczące prawidłowego prowadzenia KPiR w Polsce.

Zakres obowiązku prowadzenia KPiR

Księga przychodów i rozchodów jest obowiązkowa dla przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) lub podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT). Dotyczy to zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek cywilnych, jawnych oraz partnerskich. Przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej nie są zobowiązani do prowadzenia KPiR.

Zasady prowadzenia KPiR

Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny, systematyczny i zgodny z przepisami prawa. Warto zwrócić uwagę na następujące aspekty prowadzenia KPiR.

• Dokumentacja źródłowa

Podstawą do wpisywania danych do KPiR są dokumenty źródłowe, takie jak faktury, rachunki, potwierdzenia wpłat czy dowody księgowe. Przedsiębiorca powinien zachowywać te dokumenty przez okres co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione.

• Systematyczność wpisów

Wpisy do KPiR powinny być dokonywane na bieżąco, nie rzadziej niż raz w miesiącu. Opóźnienia w prowadzeniu ewidencji mogą skutkować problemami z kontrolą finansów firmy oraz z obowiązkami podatkowymi.

• Numeracja stron i wpisów

Każda strona KPiR powinna być ponumerowana, a każdy wpis powinien zawierać numer kolejny. Numeracja ta pozwala na łatwiejsze odnalezienie poszczególnych informacji oraz na kontrolowanie kompletności ewidencji.

• Zawartość wpisów

Wpisy w KPiR powinny zawierać informacje o dacie operacji gospodarczej, numerze dokumentu źródłowego, nazwie kontrahenta, opisie operacji oraz kwotach przychodów i rozchodów. Ponadto, przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na prawidłowe przypisanie wpisów do odpowiednich kolumn, takich jak przychody, koszty uzyskania przychodów, podatek VAT należny czy podatek VAT naliczony.

• Korekty i błędy

W przypadku stwierdzenia błędu w KPiR, przedsiębiorca powinien dokonać korekty, wpisując poprawne dane oraz sporządzając stosowne sprostowanie. Nie wolno jednak zmieniać ani kasować wpisów w sposób, który uniemożliwia odczytanie pierwotnych informacji.